Аудит для предприятия – заказывать или это лишняя трата денег

В широком смысле слова, аудит означает проверку предприятия. Его основная задача – выявление допущенных ошибок в организации рабочих процессов, заполнении документации или формировании отчетности. Из определения становится понятно, что аудит может быть направлен на проведение проверки различных сфер на предприятии.

Основная черта этого процесса – он всегда проводится сторонними незаинтересованными лицами. Это и отличает аудит от проверок, которые проводятся внутри предприятия. То есть изучение поданной отделами отчетности руководителем или проверка сотрудниками главного офиса филиалов не может считаться аудитом. 

Стоит ли заказывать аудит? Ответ однозначен – да, и еще раз да. Во-первых, именно сторонние лица смогут в полном объеме обнаружить все допущенные во время организации рабочего процесса ошибки. Во-вторых, тщательно изучив результаты проверки и проанализировав все рекомендации, можно существенно улучшить рабочий процесс, а значит и повысить свои доходы.

Аудит управления запасами – что это и для чего он нужен

Один из видов таких проверок – аудит управления товарными запасами, который проводится только в определенных категориях организаций. Например, нет никакого смысла в такой проверке для организаций, которые созданы для оказания нематериальных услуг – юридические или страховые компании. Вместе с тем, некоторые организации, которые не занимаются продажей каких-то товаров, а лишь предоставляют услуги, могут воспользоваться этой услугой. Например, клининговые компании, которые имеют на своем балансе специальные моющие средства, технику, необходимую для уборки помещений.

Такой процесс, как аудит управления запасами необходим для того, чтобы определить качественный и количественный состав остатка на балансе предприятия. При этом по результатам проверки, определяется изменение запасов на протяжении выбранного отрезка времени. То есть, клиент не получит ответ о том, что на складе есть такие-то наименования, в таком-то количестве. Ответ будет более развернутым. Изучив его можно будет понять, какие товары всегда находятся на предприятии в избытке, а каких явно недостаточно.

При этом, стоит понимать, что запасы – весьма обширная категория. Речь не идет лишь о товарах, которые закуплены для торговли или произведены самим предприятием. Это все физически объекты, в которые организацией были вложены денежные средства. Поэтому такой аудит продемонстрирует реальное положение дел на предприятии, показав его стоимость, после изучения всех активов и произведения их оценки. 

Цель аудита материальных запасов

Основная цель аудита – подтверждение наличия ценностей, которые указаны в отчетных документах. Помимо того, что остаток изучается с точки зрения его количественных свойств, аудитор производит оценку именно его качественных свойств. То есть, задача этого типа аудита не найти несоответствия между отчетами и фактическими предметами, а оптимизировать процесс производства и закупки товаров. 

Основные направления, изучаемые во время аудита

Из того, что изложено выше, следует – инициатор аудита ожидает от него очень хороших результатов, его интересует, что будет сделано в рамках аудита системы управления запасами для того чтобы повысить доход предприятия. После изучения отчета аудитора, руководитель может кардинально поменять систему оформления заказов или изменить вектор развития. Именно поэтому аудитор проводит свою проверку всесторонне, стараясь изучить все аспекты работы предприятия, которые так или иначе связаны с изменением имущественного состояния. Вот некоторые направления, которые изучает аудитор во время проверки:

1. Анализ порядка оформления заказов на поставку товаров или сырья. В частности, большое внимание уделяется методике определения позиций, которые будут заказываться.
2. Изучение модели планирования, которая используется на предприятии. Также производится проверка ее на соответствие общим стратегическим целям предприятия, обещаниям, которые даны организацией своим клиентам.
3. Изучение ресурсов предприятия, которые могут быть использованы для того, чтобы увеличить оборот фирмы. Предполагается, что выход на новый уровень торговли позволит намного быстрее ликвидировать запасы товаров.
4. Выявление причин, которые вызвали дефицит товаров. Помните, как в фильме «Служебный роман» утверждали, что дефицит на полках магазинов вызван ошибками в статистических расчетах. Так вот аудитор поможет найти эти самые просчеты и построить процесс пополнения запасов таким образом, чтобы они могли своевременно удовлетворять запросы клиентов.
5. Определение неликвидных товаров, а также причин их неликивидности. Также строятся планы по снижению остатков неликвидных товаров на складах. Речь идет о таких товарах, спрос на которые отсутствует или слишком низкий. Из-за этого они лежат мертвым грузом на складах и не позволяют ни получить прибыль, ни вложить эти деньги в новые товары. Кроме того, если речь идет о товарах с ограниченным сроком годности, то пока они находятся на складе они могут попросту испортиться.
6. Изучение основных параметров наполняемости складов. То есть, аудитор изучает, насколько часто делаются заказы, что именно чаще всего приходится довозить, а чего не хватает. Кроме того, изучаются поставщики товаров, а именно, насколько качественно они выполняют свои обязанности по договору, на каком расстоянии они находятся от заказчика и другие факторы.
7. Строится схема автоматизации всех процессов, для того чтобы уменьшить участие человека во всех рабочих вопросах. Ожидается, что автоматизация рабочих процессов снизит процент оформления ошибочных заказов, сделает их более точными и позволит в несколько кликов контролировать остатки на складах.

Таким образом, аудитор во время проведения проверки изучает все возможные направления, для того чтобы сформировать полноценную картину с остатками на предприятии. При этом, изучается не только фактическое положение дел – сколько и чего находится на балансе. Проверяющий формирует отчет о том, почему эти товары находятся в остатке и что можно сделать для того, чтобы в дальнейшем такие «залежи» не образовывались.

Аудит управления товарными запасами – для кого нужна эта услуга

Как и говорилось выше, аудит управления товарными запасами – процесс проверки предприятия незаинтересованным лицом. Казалось бы, для чего нужно привлекать кого-то к тому, чтобы он проводил ревизию в организации и что будет сделано в рамках аудита системы управления запасами такого, что улучшит работу фирмы? Ведь этому человеку придется предоставить неограниченный доступ ко всем важным документам фирмы, разрешить ему беспрепятственно посещать любые помещения и общаться с сотрудниками. Очевидно, что заставить дать такой доступ могут только очень весомые аргументы. Преимущества, которые получит инициатор проверки очень велики. Поэтому такой аудит заказывают как небольшие предприятия, так и крупные организации. Даже если на сегодняшний день заказчик не имеет проблем с остатками товаров, такая проверка не будет лишней. 

Кто уполномочен проводить аудит

Все вопросы, связанные с аудиторской деятельностью, регулируются Хозяйственным Кодексом Украины. Согласно этому закону, аудитором может быть физическое лицо, которое в предусмотренном законом порядке получило сертификат на ведение аудиторской деятельности. Для того чтобы получить этот документ необходимо предоставить комиссии документы об образовании и соответствующем опыте работы.

Кодексом определено, что аудитор может работать как в одиночку, так и в составе фирмы, которая оказывает соответствующие услуги. Это значит, что можно искать для проведения проверки как частное лицо, так и организацию. Главное, чтобы выбранный аудитор мог предоставит сертификат, подтверждающий его полномочия.

Однако не стоит доверять организацию и проведение аудита управления товарными запасами непроверенным компаниям. Все дело в том, что проверка предполагает изучение различных документов, которые касаются работы предприятия, в том числе и таких, которые одержат конфиденциальную информацию. То есть, «плохой» аудитор в лучшем случае просто сделает некачественную проверку. А в худшем – завладеет сведениями, которые могут причинить ущерб предприятию, сможет продать эту информацию конкурентам, сорвать заключение важного контракта и т.д. О том, как выбрать аудитора, чтобы он действительно качественно выполнил поставленные задачи, пойдет речь ниже. 

Что будет сделано в рамках аудита системы управления запасами

Работу аудитора можно условно разделить на несколько пунктов. Не всегда все они соблюдаются, иногда они смешиваются и проводятся параллельно. Речь идет о таких мероприятиях:

1. Подготовка к аудиту – теоретическое исследование.
2. Изучение фактического положения дел.
3. Формирование отчетности – оформление результатов проверки.

В зависимости от предприятия, которое является объектом аудита, особенностей его работы и сферы деятельности в целом, аудитор определяет и порядок проведения проверки и методы, которые он будет использовать во время работы. Нет никаких четких однозначных инструкций относительно того, как должен производиться аудит. Главная задача проверяющего – сделать изучение максимально полным, а выводы – полезными для инициатора. Ход проверки зависит от мастерства аудитора и опыта его работы.

Подготовка аудита – теоретическое исследование

Итак, аудит обычно начинается с изучения документации. Речь идет обо всех отчетах, накладных, журналах, которые фиксируют движение товара на предприятии. Стоит отметить, что аудитор может составлять замечания, относительно ведения такой документации. Но это не является обязательной частью аудита. Фактически проверяющего интересует информация, которая содержится в этой документации, а не форма ее составления.

После изучения всей составленной документации, аудитор имеет теоретическое представление о том, сколько товаров сейчас находится на складах, о сроках их годности, а также о периодичности их обновления.

Также источником информации могут являться сотрудники предприятия. Это рабочие, которые отвечают за материально-техническое состояние склада, сотрудники, занимающиеся оформлением заказов и т.д.

Изучение фактического положения дел на предприятии

Следующий этап аудита – проверка всех полученных теоретических сведений с тем, что есть в действительности. То есть проверяющий может посещать склады, торговые точки, присутствовать непосредственно при оформлении заказа.

Результаты проверки – особенности оформления отчета и значение полученных выводов для инициатора

Еще одно действие, которое обязательно проводит аудитор – составление отчета. В нем он указывает все то, что было изучено в ходе проверки, все установленные факты. Кроме того, аудитор укажет основные проблемы, которые на его взгляд привели к образованию большого количества остатков на балансе. Но самое главное – в отчете будут указаны пути решения возникших проблем. Неуклонное следование рекомендациям профессионала, позволит инициатору достичь таких результатов:

1. Оптимизация ассортимента. В ходе проверки будут определены самые ходовые позиции, которые чаще всего заказываются у предприятия. Они экономически выгодные, так как быстро продаются и нет необходимости тратиться на их хранение. Кроме того, владелец предприятия может повысить стоимость предложенной категории продукции, для того чтобы увеличить свой доход. Помимо популярных товаров будет также определен перечень продукции, которая не заказывается или продается в малых объемах.
2. Увеличение товарооборота. Будет решена проблема наличия на складах слишком большого объема продукции. Процесс производства или заказа продукции будет оптимизирован настолько, чтобы товар находился на складе минимальное количество времени и практически сразу реализовывался.
3. Снижение товарных запасов – владелец предприятия получит возможность не только разгрузить свои склады, но и освободить значительную часть своего капитала. Дело в том, что неликвидные товары, помимо того, что фактически занимают место, не позволяют распоряжаться деньгами, вложенными в их покупку.
4. Снижение затрат, связанных с организацией хранения товарных запасов.
5. Увеличение прибыли за счет более тщательного подбора товаров для продажи.

Таким образом, аудит управления запасами позволит не только разгрузить склады, но и получить массу дополнительных преимуществ.

Как проводится аудит – этапы проверки

Основная задача аудиторской проверки – проведение глубокого исследования, направленного на выявление основных проблем предприятия, связанных с организацией товарооборота и поиск путей их решения. Поэтому для выполнения этой задачи аудитору разрешено пользоваться всеми законными способами, которые нужны в данной ситуации. Выделяют такие этапы проверки:

1. Исследование всех процессов, связанных с товарооборотом, которые выбрал для работы инициатор аудита. Этот этап производится обязательно с выездом на предприятие. Это довольно длительный процесс изучения, в зависимости от размеров предприятия он может занимать до пятидесяти дней.
2. Изучение особенностей товародвижения и анализ этих процессов. Идет речь о формировании заказов на поставку продукции, логистической цепочке доставки, организации хранения и учета товаров. То есть, аудитор изучает весь путь движения продукции, начиная с момента формирования спроса на нее и заканчивая ее реализацией или помещения на склад.
3. Изучение и анализ качественного и количественного наполнения складов. Проверяющий изучает почему именно эти товары сейчас находятся на складе, какой период времени они находятся без движения, что мешает им быть реализованными.
4. Подготовка отчета о выявленных проблемах на предприятии. Здесь указывается перечень всех недостатков, которые по мнению аудитора мешают организации наладить товарооборот.
5. Формирование отчета о путях решения всех выявленных проблем для оптимизации товарооборота.

В процессе проведения аудита, проверяющий может менять последовательность этих этапов, объединяя их между собой.

Срок выполнения и стоимость аудита управления товарными запасами

Все перечисленные этапы проверки могут занимать различное время. Фактически срок выполнения и стоимость аудита управления товарными запасами будут зависеть от размеров предприятия, направления его работы. Но также на сроки могут влиять состояние дел в организации. Например, та фирма, которая регулярна проводит ревизию своих запасов, не допускает накопления товаров, будет проверена гораздо быстрее чем та, которая ранее никогда не заказывала аудит. Эти же факторы влияют и на итоговую стоимость проверки.

Кстати, цена услуг – довольно важный пункт договора с аудитором. Обычно фирмы прямо не указывают цену работ в тексте соглашения, а оговаривают ее устно. Это значит, что они оставляют за собой право в дальнейшем поменять цену своих услуг. Поэтому доверяйте только тем фирмам, которые обещают фиксированную стоимость аудита и не стесняются указать ее в договоре.

Когда компании необходим аудит системы управления – пройди тест и узнай

Для того чтобы определиться, необходимо ли заказывать аудит на своем предприятии, руководителю стоит ответить на несколько вопросов. Предложенный ниже тест поможет определить основные проблемы своей организации. Честно ответив на простые вопросы, руководитель фирмы сможет определить стоит ли ему нанимать аудиторскую компанию или на текущий момент налаженная им система работы оптимальна. Этот опросник поможет узнать, когда компании необходим аудит системы управления и стоит ли заказывать такую проверку. Итак, непосредственно тест:

1. Есть ли на вашем складе всегда те товары, которые наиболее часто заказываются клиентами?
2. Не бывает таких случаев, когда одной или нескольких позиций, которые нужны клиенту нет на складе?
3. На складе отсутствует неликвид (или присутствует, но очень в маленьком количестве).
4. Всегда есть свободные средства для оплаты заказанного товара.
5. Есть точный план относительно оформления и отправок заказов.
6. Всегда точно понятно, какой товар сейчас необходимо заказывать.

Если хотя бы на два вопроса присутствует ответ «нет», значит, вам обязательно необходимо прибегнуть к услуге аудита товарных запасов. Вы удивитесь, насколько сильно после нее улучшиться качество работы. Но самое главное, в ближайшее время можно ожидать увеличения дохода. Вот так просто можно узнать, когда компании необходим аудит системы управления, а когда можно самостоятельно наладить товарооборот.

Преимущества для инициатора проверки

Инициатор проверки, то есть руководитель предприятия, где будет производиться аудит, должен понимать, какие именно цели он преследует, заказывая такой анализ. Это не просто формальная проверка, а тщательное изучение всего массива документации, которая есть на предприятии. Поэтому было принято решение обозначить отдельным пунктом те преимущества, которые получит заказчик:

1. Проверка материально-технического состояния складов. Будут проверены условия хранения продукции, их соответствие существующим требованиям. Например, соблюдается ли необходимый температурный режим, какие методы используются для обеспечения безопасности и сохранности имущества. Это и установка сигнализации, и оборудование специальных шкафов, сейфов, дверей, кодовых замков, ведение журналов посещений и т.д. Также проверяется соблюдение санитарно-гигиенических норм.
2. Проверка всех товаров на уровень их ликвидности. То есть, выявление перечня неликвидных товаров, поиск путей избавления от них —  возврат поставщику или снижение стоимости на него.
3. Поиск путей более четкого формирования заказов. Это необходимо для того чтобы на складе всегда находились товары, которые нужны клиентам, а те, что заказываются редко были в минимальном количестве.
4. Освобождение значительной части капитала, которая ранее была задействована под неликвидный товар.
5. Увеличение товарооборота.

Таким образом, можно смело утверждать, что, заказав услугу аудита управления запасами, инициатор проверки получает массу преимуществ для своего бизнеса. Да, стоимость аудита довольно велика, но она соразмерна тем преимуществам, которые получит заказчик.

Выбор аудитора – на что важно обратить внимание

Все преимущества аудита возможны только в одном случае – если его проводит профессионал. Сейчас в интернете очень много предложений от малоизвестных компаний или частных лиц, которые утверждают, что в состоянии качественно выполнить проверку. Однако прежде чем заключить с кем-то из них договор, лучше несколько раз подумать.

Выше вкратце описан процесс аудита, и вы должны понимать, что для качественного осуществления проверки необходимо обладать достаточными знаниями. И это не просто узкопрофильное образование, а широкий спектр навыков, необходимых для качественного анализа. Поэтому все же рекомендуется обращаться к крупным компаниям, в которых работает команда профессионалов, способная произвести всестороннюю проверку.

Еще до обсуждения условий сотрудничества, лучше поискать отзывы о выбранной компании в интернете или хотя бы найти несколько ее клиентов или примеров работ. Обычно на главной странице своего сайта аудиторские компании указывают своих крупных клиентов, что дает возможность убедиться в их профессионализме. Кроме того, обратите внимание на срок выполнения и стоимость аудита управления товарными запасами, которые анонсирует компания.

Нужно понимать, что некачественно проведенный аудит влечет за собой массу негативных последствий. Во-первых, непрофессиональный аудитор может дать такие советы, которые значительно ухудшат состояние дел в компании. Во-вторых, такой аудитор может использовать полученные в ходе проверки сведения против заказчика.

Как воспользоваться услугой логистического аудита запасов 

Для того чтобы заказать качественный аудит управления запасами достаточно оставить заявку на сайте компании или позвонить по указанному в контактах номеру. Кроме того, можно обратиться непосредственно в офис фирмы, где можно сразу же и заключить договор об услуге проверки.

Для того чтобы сделка была максимально прозрачной, еще до заключения договора, клиента проконсультирует менеджер. Он расскажет когда компании необходим аудит системы управления, продемонстрирует основные преимущества сотрудничества. Он расскажет о том, как будет производиться аудит, что будет сделано в рамках аудита системы управления запасами, расскажет о том, как составляется договор. Кроме того, с ним можно обсудить срок выполнения и стоимость аудита управления товарными запасами, для того чтобы понимать на какой период времени работы фирмы будет осложнена.

Таким образом, аудит системы управления запасами – важный инструмент, который позволит навести порядок на своих товарных складах. С его помощью можно наладить процесс поставок и доставок, распрощаться с переполненными складами и самое главное – повысить доходы своего предприятия.